历史档案电子化信息管理系统，是由北京京泰华联科技有限责任公司独家最新开发的一个完全独立的网络应用系统。该系统共分两大部分：第一部分，历史档案的数字化，包括历史档案的数字化加工管理、案卷档卡扫描、图形图象处理、数据检测等功能模块；第二部分，信息查询和管理系统，包括案卷电子化、档卡电子化、电子档案室、远程用户管理、资源管理和安全管理等功能模块；该系统的主要功用和特点如下。

一、该系统为用户解决了以下四大主要问题：

1、历史案卷、历史档卡的数字化/电子化。经过硬件、应用软件的有机结合，解决了历史案卷和历史档卡易损、难查、工作量大、长久保存难的问题，使若干年以来积累下来的这些案卷和档卡实现了计算机数字化/电子化，为历史档案的信息化和管理的现代化奠定了坚实的基础。

2、实现了历史案卷和历史档卡的网上便捷、快速查询。过去查阅一份案卷，查询人员需要亲自到档案室，由管理人员依据要查询的信息，首先找到被查询档案的档卡号，根据档卡上提供的内容到档案室对号入座寻找到所要的案卷，遇到重名的情况还要同时把同名人员的案卷一同搬出来供查询人员甄别查对，查询人员才能找到所要的资料。这种工作模式陈旧、麻烦、工作量大，效率极其低下，同时，还往往因为案卷时间久远，纸质差，每查询一次，对案卷损伤一次，不利于历史案卷的长久保存。现在，用户只要通过网上注册授权，就可以十分容易地实现历史档案资料的网上远、近距离快速查询、相关信息的下载和打印等；而且不受地域、时间限制；这种工作模式查找资料快捷方便，减少了中间许多的人工环节，节省了查询时间和人力物力，使工作效率得到了极大的提高。

3、实现了与其它系统资源的共享。现行档案信息的实时导入，使历史档案与现行计算机管理的档案有机地结合在一起，为规范、科学、统一、高效地管理档案提供了新的途径。

4、实现了历史档案的计算机日常管理。该系统除了实现案卷的数字化/电子化、简便快捷的网上查询和与其它系统的资源共享外，更重要的功能还体现在对档案的日常管理上。如用户的登记注册、使用权限的审查批准、系统的日常维护、各种资源的统计和统计报表的形成与输出等。

二、系统具有以下五大显著特点：

1、操作简捷易学

页面设计突出人性化，独特新颖，布局合理，人机对话简洁明了。无论是案卷、档卡的数字化操作还是案卷的网上查询、管理，均可依据人机对话窗口的提示进行操作，一目了然，一学就会，简捷易掌握

2、技术先进

◆软件采用国际最为领先的面向对象技术和MS SQL Server、 ORACLE等主流大型数据库，解决了困扰企业信息化安全、可靠性等问题，单机/网络环境下运行速度更快，性能更稳定，数据交换速度更加快捷、准确。

◆提供对多种大型数据库的支持，如SQLServer， Oracle；

◆提供开放的接口,能方便快捷的与其它系统进行数据交换；

◆低成本网络硬件需求，完善的网络能力，支持多任务、多用户操作

◆模块化结构设计，可扩充性好，容易满足不同用户要求；

◆档案数字化平台：

C/S（客户/服务端）：提供便捷的热键操作，系统交互响应快；

主、从服务器：系统高级容错技术，提高系统运行的可靠性；

◆电子档案管理系统平台

B/S（浏览器/服务器）：系统基于先进的分布式多层B/S体系结构，保证了系统的可扩展性和负载均衡能力，便于集中维护，统一部署版本的升级换代，符合当今技术主流；

◆基于J2EE开发的优势：完全保护投入的IT资产；实现高效的开发: J2EE允许公司把一些通用的、很繁琐的服务端任务交给中间件供应商去完成；支持异构环境: J2EE能够开发部署在异构环境中的可移植程序：可伸缩性：稳定的可用性。

◆具有极高的稳定性、安全性、可靠性。系统选用和服务器同一厂家的磁盘阵列柜惠普MSA500，其特性有：

支持多达14个驱动器；

最大容量2TB；

RAID支持；

RAID5(分布式数据保护)

RAID1（镜像）

RAID0(条带化)等

支持的协议：Ultra3,Ultra320 SCSI 通用驱动器

◆客户端基于标准浏览器的操作界面，大大减少了系统前期部署和后期维护量

◆系统基于跨平台的Java J2EE模式，可无需修改程序在不同操作系统上正常运行 (Unix、Windows、linux等)

3、管理功能完善

◆案卷电子化管理：包括案卷录入、案卷核实、卡卷对应、案卷查询等项功能。

◆档卡电子化管理：包括档卡导入、档卡核实、关联案卷、档卡查询等项功能。

◆电子档案室管理：对导入的案卷和档卡进行电子化管理，如查询、修改、删除和统计分析等项功能。

◆远程用户管理：包括远程用户的申请受理、登记、审核、创建、注销、删除、跟踪和查询远程用户的个人信息等项功能。

◆安全管理：包括功能模块、用户/人员管理、角色管理和口令设置/修改个人密码等项功能。

◆资源管理：包括人员（性别、民族、文化程度、籍贯、成分、健康状况）管理、转档目的地管理、卷内目录管理和用户单位管理等项功能。

◆用户界面庄重大方，操作简便实用，体现了明显的行业特色；

4、经济实用

◆在充分满足系统需求的前提下，尽可能地选用了性价比优的设备和开发工具，最大限度地节省了用户投资；

◆系统设计采取总体设计、分步实施的原则，既体现了用户的眼前需求，又充分考虑到了系统升级换代的连续性。

5、安全保密性好

◆J2EE自身的安全平台和选用ORACLE数据库设计；

◆双服务器实时热备份和磁盘阵列的实时容错功能；

◆严格的操作权限控制，设备密钥、密码控制，系统日志监督和数据更新严格凭证等多种手段，确保了系统信息的安全、保密。

◆系统信息的定期外部备份。

三、成功案例：北京市监狱管理局罪犯电子档案管理系统

　　北京市监狱管理局自新中国成立以来积累了大量的已服刑人员历史档案资料，为使这些资料能够长期保存，同时满足日常查询、管理等工作需求，需要借助当前先进、成熟的计算机技术和网络技术对这些资料进行数字化处理，以利于对这些历史档案进行电子化管理与利用，进一步完善北京市监狱管理局历史档案的信息化建设。

　　北京市监狱管理局罪犯电子档案管理系统，属国内同行业首个监狱罪犯信息管理系统。作为全国第一个监狱罪犯历史档案电子化管理信息系统，设计者和技术开发人员充分考虑到了监狱系统罪犯历史档案管理的现状和其特殊性及应用需求，运用现代化的计算机技术和先进的图象处理技术，将新中国成立以来半个多世纪的几十万份历史档案进行全面的数字化并与先进的管理理念及方便灵活的操作界面融合在一起，实现了罪犯历史档案的数字化、远近网络查询、检索和统计等多项功能的现代化管理，极大地提高了管理人员的管理水平和管理效率，减轻了办案人员的劳动强度；系统具有结构清晰，技术先进，功能完善，可靠性高，安全性好，标准化程度高的特点，是公安、检察和司法人员的得力助手，具有很高的经济效益和社会效益。